Services de gestion d'événements
Nous prenons en charge chaque étape de la réalisation d'un événement sous un même toit. Qu'il s'agisse d'une réunion de conseil de 200 personnes ou d'un congrès annuel de 14 000 participants, notre équipe gère le cycle opérationnel complet, de la conclusion des contrats jusqu'aux rapports d'après-événement.
Inscription et gestion des participants
Nous concevons et exploitons l'inscription pour chaque mandat d'Exposoft. Notre équipe gère les données des participants, de l'inscription initiale jusqu'à l'enregistrement sur place et aux rapports d'après-événement.
- Portails d'inscription à l'image de votre marque, avec traitement des paiements
- Rapports et tableaux de bord sur les participants en temps réel
- Inscription de groupe, rabais pour les membres et niveaux d'accès
- Conception d'insignes personnalisés et production d'insignes sur place
- Bornes d'enregistrement libre-service et comptoirs d'inscription dotés de personnel
Gestion des exposants et des commanditaires
Nous vendons, accueillons et servons les exposants et les commanditaires. Notre équipe exploite le portail des exposants, gère l'attribution des kiosques et assure la collecte de pistes de vente sur le terrain.
- Conception du prospectus des exposants et démarchage de vente
- Sélection de kiosques en ligne et gestion du plan d'étage
- Suivi de la réalisation des avantages offerts aux commanditaires
- Matériel de collecte de pistes de vente et exportation des données
- Comptoir de services aux exposants sur place
Hébergement et voyages
Nous négocions les contrats d'hôtel, gérons les blocs de chambres des participants et coordonnons la logistique de voyage. Exposoft touche une commission sur les réservations d'hôtel et en rétrocède une partie au client sous forme de crédit.
- Négociation de blocs de chambres auprès de plusieurs établissements
- Système de réservation d'hébergement en ligne
- Transferts de groupe et coordination des déplacements des VIP
- Rapports sur l'hébergement des participants
- Rapprochement des commissions après l'événement
Opérations sur place
Nous prenons le terrain en main. Notre équipe s'occupe de la mise en place du centre de commandement, de l'installation de la signalisation, de la gestion des fournisseurs et de la résolution des problèmes en temps réel pendant toute la durée de l'événement.
- Mise en place du centre de commandement sur place
- Production et installation de la signalisation
- Gestion et répartition des fournisseurs
- Suivi et résolution des problèmes en temps réel
- Salle de préparation des conférenciers et coordination audiovisuelle
Budgétisation et rapports financiers
Nous élaborons les budgets d'événements à partir de zéro et gérons les dépenses jusqu'au rapprochement final. Tous les événements que nous avons gérés depuis 1996 ont été livrés dans les limites du budget ou en deçà.
- Modélisation budgétaire selon plusieurs scénarios
- Suivi des dépenses en temps réel et rapports d'écarts
- Négociation et approbation des contrats des fournisseurs
- Prévision des revenus de commandites et d'inscriptions
- Rapprochement financier final et soutien en cas de vérification
Logistique de transport
Nous coordonnons les programmes de navettes, la logistique de répartition et le transport sur place pour les événements tenus dans plusieurs lieux et plusieurs établissements.
- Planification des trajets de navette et négociation des contrats
- Mise en place et répartition sur place
- Signalisation et orientation
- Coordination des chauffeurs et planification des mesures d'urgence
- Coordination du transport accessible conforme à l'ADA
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